Elfi verwerkt in verschillende situaties persoonsgegevens van je:
Onze privacyverklaring bestaat uit twee delen:
Privacyverklaring in het kort
Hierin lees je snel:
Uitgebreide privacyverklaring
Wil je meer weten? Lees dan de uitgebreide privacyverklaring. Daarin beantwoorden wij de volgende vragen:
PRIVACYVERKLARING IN HET KORT
Verantwoordelijke organisatie
Elfi Vastgoed Holding B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij zijn gevestigd aan Assumburg 2, 1081 GC in Amsterdam, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88373649.
Belangrijkste persoonsgegevens die wij verwerken:
Wij verwerken in verschillende situaties persoonsgegevens. Ons uitgangspunt is dat wij niet meer informatie verwerken dan nodig is. Dit zijn de belangrijkste persoonsgegevens die wij verwerken:
Als je een website van Elfi bezoekt, dan verwerken wij deze gegevens
Als je jezelf aanmeldt als belangstellende voor een huurwoning bij Elfi, dan verwerken wij deze gegevens:
Als je een bezichtiging aanvraagt dan kunnen wij, naast de gegevens die hierboven al staan, de volgende extra gegevens van jou en een eventuele partner of medehuurder nodig hebben:
Als je een optie neemt op een woning en/of een woning gaat huren dan verwerken wij, naast de bovenstaande gegevens, mogelijk de volgende gegevens van jou en een eventuele partner of medehuurder:
Om te zien welke gegevens wij nog meer (mogelijk) verwerken en waarvoor wij deze gegevens allemaal nodig hebben verwijzen wij je graag naar de uitgebreide privacyverklaring.
Hebt je vragen over privacy?
In de uitgebreide privacyverklaring lichten wij toe hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Heb je vragen over deze privacyverklaring? Wij helpen je graag. Je kunt ons mailen via het e-mailadres privacy@elfi.nl. Ook kun je ons bereiken op het volgende postadres: Elfi Vastgoed Holding B.V., Assumburg 2, 1081 GC Amsterdam.
Wanneer je van mening bent dat je verzoek niet goed in behandeling is genomen of als je een klacht hebt neem dan contact met ons op. Dan proberen wij het samen zo snel mogelijk op te lossen. Je hebt daarnaast ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
De privacy wetgeving (AVG) geeft je de volgende rechten:
UITGEBREIDE PRIVACY VERKLARING
In deze uitgebreide privacyverklaring beantwoorden wij de volgende vragen:
1. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens bevatten informatie die direct over iemand gaat, of die naar die persoon te herleiden is. Dat staat in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
2. Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
Elfi verwerkt persoonsgegevens. Verwerken is volgens de AVG alles wat je met persoonsgegevens kunt doen. Bijvoorbeeld: gegevens verzamelen, inzien, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden, afschermen, koppelen, wissen of vernietigen. Dat kan voor een deel of volledig automatisch gebeuren. En dat kan ook handmatig gebeuren.
3. Wanneer mogen wij volgens de wet persoonsgegevens verwerken?
Elfi verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en transparant. Wij verwerken persoonsgegevens alleen als de wet het toestaat. Dat is in de volgende gevallen:Als u met Elfi een overeenkomst aan zou willen gaanHeb je een interessante woning gezien bij Elfi of wil je op de hoogte gehouden worden, dan schrijf je jezelf in als belangstellende. Daarmee ga je een overeenkomst met ons aan en mogen wij je persoonsgegevens verwerken. Wij informeren je dan over de woningen waar je interesse in hebt, wij communiceren over bezichtigingen en gebruiken de gegevens om te beoordelen wie er uitgenodigd wordt voor een bezichtiging, wij bepalen wie uiteindelijk een woning gegund krijgt en wij gebruiken de gegevens voor het aangaan van de huurovereenkomst.Als je Elfi duidelijk toestemming hebt gegevenWij mogen je persoonsgegevens verwerken als je ons daar duidelijk toestemming voor hebt gegeven. In je profiel zijn velden aangemerkt als niet verplicht, als je deze invult, geeft je ons toestemming voor het gebruik van die gegevens. Deze gegevens worden bewaard zolang je profiel actief is of je de gegevens zelf verwijderd.
Als je een woning niet krijgt toegewezen, kun je je gegevens en documenten nog 3 maanden gebruiken voor een andere woning. Dit betekent dat je voor een nieuwe bezichtiging niet alle stukken weer hoeft in te dienen. Deze gegevens worden automatisch verwijderd na 3 maanden. Je krijgt binnen 3 maanden een email waarin uw gevraagd wordt of je wilt dat de stukken langer bewaard worden. Als je daarvoor kiest, worden de stukken 1 jaar bewaard.
Als je niet meer geïnteresseerd bent, kun je jezelf uitschrijven op mijn.elfi.nl in het menu privacy. Je gehele profiel wordt dan verwijderd.
Ook als je documenten of gegevens upload waarvan je denkt dat ze relevant kunnen zijn voor de gunning van een woning, geeft je ons toestemming voor het gebruik van deze documenten of gegevens. Wij behandelen echter eerst de verplichte stukken waarom wordt gevraagd.
Als Elfi een wettelijke plicht heeftElfi mag je persoonsgegevens verwerken als wij daartoe verplicht zijn bij wet.Als Elfi een gerechtvaardigd belang heeftElfi mag je persoonsgegevens verwerken als wij daarbij een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben. Dat betekent dat het heel belangrijk is voor Elfi om je persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld voor de bedrijfsveiligheid en informatiebeveiliging, voor een goede bedrijfsvoering, of om diefstal en fraude te voorkomen.Ook vragen wij bij gewilde woningen sommige gegevens van je vóór de bezichtiging om het proces daarmee efficiënter in te richten. Het blijkt namelijk dat er anders veel bezichtigingen onnodig plaatsvinden, dat is voor jou vervelend, maar ook voor de vertrekkende huurder. Wij willen dus alleen bezichtigingen doen met mensen die daadwerkelijk kunnen en willen huren.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Wij verwerken in verschillende situaties persoonsgegevens. Ons uitgangspunt is dat wij niet meer informatie verwerken dan nodig is. Wij verwerken persoonsgegevens in de volgende gevallen.Als je jezelf aanmeldt als belangstellende voor een huurwoning bij ElfiWil je op de hoogte blijven van binnenkort beschikbare huurwoningen? Of je zoekprofiel opslaan? Dan verwerken wij deze persoonsgegevens:
Als je een bezichtiging voor een woning aanvraagtWil je een huurwoning bezichtigen? Dan verwerken wij, naast de bovenstaande gegevens, (afhankelijk van de specifieke huurwoning) de volgende persoonsgegevens van jou (en eventueel je partner of medehuurder):
Bij woningen waar veel interesse voor is of waar een korte opvolgtijd is, kunnen wij vóór de bezichtiging al verdere gegevens of stukken opvragen die noodzakelijk zijn voor de toewijzing van een woning.
Wil je een woning huren en/of een optie nemen op een woning bij Elfi?
Elfi verhuurt en verkoopt woningen. Als huurder heb je de mogelijkheid van een optie op de woning. In beide gevallen verwerken wij bij het aanmaken van een huurcontract of bij het aanvragen van een optie op een woning, naast de eerder genoemde gegevens, ook de onderstaande persoonsgegevens van jou (en eventueel van je partner of medehuurder):
Wij hebben deze persoonsgegevens nodig om ons werk goed uit te voeren:
Als je op de negatieve lijst staat
Elfi houdt voor eigen gebruik een negatieve lijst bij. Op deze lijst staan personen aan wie wij niet (meer) willen verhuren bijvoorbeeld omdat wij hebben vastgesteld dat ze niet eerlijk zijn geweest toen ze zich inschreven voor een huurwoning. Of omdat ze zich niet aan de regels van de huurovereenkomst hielden. Of omdat ze als huurders ongewenst gedrag vertoonden. Wij denken heel zorgvuldig na voordat we iemand op de negatieve lijst plaatsen. Daarbij bekijken we onder meer hoe ernstig het gedrag was. Ook kijken we naar de kans dat de huurder dezelfde problemen zal veroorzaken bij een andere verhuurder. Voor meer informatie hierover verwijzen wij graag naar onze privacyverklaring voor huurders.
5. Wanneer delen wij je persoonsgegevens met anderen?
Wij gaan vertrouwelijk met je persoonsgegevens om. Dat betekent dat we ze alleen in de volgende gevallen delen met andere partijen. In alle gevallen zullen we zo min mogelijk gegevens verstrekken.Als u daarvoor toestemming heeft gegevenAls u bij het bezoeken van onze website toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies, dan zullen we de persoonsgegevens waarvoor je toestemming geeft, verstrekken aan de partijen die vermeld zijn in het cookiebeleid.
Als dat nodig is om de huurovereenkomst met je te sluitenWij delen je persoonsgegevens bijvoorbeeld met andere partijen om te controleren of u voldoende inkomsten hebt om een woning te huren. Als er een gerechtvaardigd belang Elfi mag je persoonsgegevens delen als wij daarbij een ‘gerechtvaardigd belang’ hebben. Dat betekent dat het heel belangrijk is voor Elfi om je persoonsgegevens te delen. Bijvoorbeeld bij misbruik van onze systemen voor het doen van aangifte, melding van misdrijven of een vermoeden daarvan. Als dat moet volgens de wetVolgens de wet zijn wij in sommige gevallen verplicht om persoonsgegevens met andere partijen te delen. Wij moeten bijvoorbeeld persoonsgegevens delen met de AFM, belastingdienst of politie als die daarom vraagt.Als een andere partij namens jou optreedtVraag je aan een andere partij om namens u te communiceren met Elfi? Bijvoorbeeld een advocaat. Dan kunnen wij je persoonsgegevens delen met deze partij.
6. Hoe gaat Elfi om met cameratoezicht en toegangsregistratie?
In sommige complexen van Elfi hangen beveiligingscamera’s of maken wij gebruik van elektronische toegangsregistratie. Dat doen wij om overlast, misdrijven en vandalisme tegen te gaan en om de bewoners en hun eigendommen te beschermen. Elfi of een Vereniging van Eigenaren (VvE) gebruikt de beelden en toegangsregistratie alleen in de volgende gevallen:
na incidenten:
Wij hebben een Beleid Cameratoezicht vastgesteld. Daarin hebben we op heldere wijze vastgelegd wie wanneer toegang heeft tot de beelden en wat de bewaartermijn van beelden is. Deze voorschriften en procedures kun je opvragen bij de VvE of bij Elfi door een email te sturen naar privacy@elfi.nl.
7. Hoe beschermt Elfi je persoonsgegevens?
Wij doen ons uiterste best om je gegevens veilig te verwerken, met als doel om ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens of bekendmaking van gegevens te voorkomen, de accuraatheid van gegevens te behouden, en het juiste gebruik van gegevens zeker te stellen. Hiervoor hebben wij fysieke, elektronische en organisatorische beheermaatregelen getroffen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen en beveiligen. Wij kunnen de effectiviteit van deze beveiligingsmaatregelen helaas niet garanderen en niets in deze kennisgeving mag worden opgevat als een expliciete of impliciete garantie tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, openbaarmaking, verandering of vernietiging.Hoe beschermen we je persoonsgegevens die we met derden delen?Met organisaties die jouw persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin staat dat zij net zo veilig en vertrouwelijk met je persoonsgegevens omgaan als Elfi. Als het een organisatie is die zelf verantwoordelijk is voor het correct omgaan met de ontvangen persoonsgegevens, dan zijn er voorafgaande afspraken gemaakt of gebeurt dat alleen als er een wettelijke plicht voor is. Denk bijvoorbeeld aan de AFM, belastingdienst, FIU, FIOD, AIVD of politie. Deze organisaties zijn dan zelf verplicht om aan de privacy wet- en regelgeving te voldoen.Hoe beschermen we je persoonsgegevens die we delen buiten de EU?Elfi deelt persoonsgegevens in beginsel niet met organisaties die zijn gevestigd buiten de EU (of niet EU-landen), maar het kan toch voorkomen. Wij delen uw persoonsgegevens alleen als die persoonsgegevens goed beschermd en beveiligd worden. We gebruiken internationale richtlijnen om vast te stellen of dat zo is.
8. Hoe lang bewaart Elfi je persoonsgegevens?
Voor persoonsgegevens gelden soms wettelijke bewaartermijnen en anders hebben we zelf bewaartermijnen bepaald. Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan deze termijnen. Ook bewaren wij je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verwerkt.
Dit zijn onze belangrijkste bewaartermijnen:
9. Wat zijn je rechten?
Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van je hebben in te zien, te corrigeren, te verwijderen, er bezwaar tegen te maken, ze te beperken en over te dragen. Je toestemming aan ons om je persoonsgegevens te verwerken, kunt je altijd intrekken. Dat betekent dat wij daarvoor wel het recht hadden om je persoonsgegevens te verwerken, maar daarna niet meer.Wilt u gebruikmaken van je rechten?Wil je gebruikmaken van de rechten die hierboven zijn genoemd? Stuur dan een e-mail naar privacy@elfi.nl, of een brief naar: Elfi Vastgoed Holding B.V., Assumburg 2, 1081 GC AMSTERDAM.
Heb je een klacht?
Hebt je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande gegevens. Wij zullen er alles aan doen om er samen uit te komen. Komen we er niet samen uit? Dan kun je een klacht indienen bij de privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Hoe neem je contact op met Elfi?
Heb je vragen over deze privacyverklaring? Wij helpen je graag. Je kunt ons mailen via het e-mailadres privacy@elfi.nl. Ook kun je ons bereiken op dit postadres: Elfi Vastgoed Holding B.V., Assumburg 2, 1081 GC AMSTERDAM. Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Als we dat doen, zullen wij je hierover op onze website informeren. Wij adviseren je om deze privacyverklaring regelmatig na te lezen.